Digitalisaatio, automaatio ja mitä tämä yksinkertaisuudessaan tarkoittaa
Jatkuvasti kuulee sanottavan, että tuottavuutta ja kannattavuutta parantaakseen pitää panostaa digitalisaatioon ja automaatioon. Pohdin tässä artikkelissa mitä tämä yksinkertaisimmillaan voisi tarkoittaa käyttäen omakohtaista ongelmaa esimerkkinä.
Itselleni Digitalisaatio ja automaatio tarkoittaa esimerkiksi, että tietokone hoitaa puolestani yksinkertaiset ja toistuvat ’taskit’ ja hoitaa ne aina virheittä.
Itse saan joka kuukausi kymmeniä eri sähköposteja sisältäen kuitteja eri palveluista, joita käytämme. Aikaisemmin jouduin jokaisen sähköpostin käymään läpi, valitsemaan sieltä manuaalisesti liitteen ja tallentamaan sen erikseen sovittuun paikkaan sekä kertomaan tarvittaessa mitä tämä kuitti koskee, jotta tilitoimisto pääsee niihin käsittelemään.
Tätä muutaman kuukauden tehneenä aloin ensin miettimään, että tähän puuduttavaan toimeen minulla helposti menee vähintäänkin tunti jos ei toinenkin joka kuukausi ja tästähän kertyy vuoden aikana yhteensä päivä pari turhaa työtä. Puhumattakaan, että tämä on taas yksi asia, joka keskeyttää sen hetkisen työn teon.
Tätä pohtiessani laskin, että minun kannattaa uhrata muutama tunti aikaa tämän asian ratkaisemiseksi.
Avuksi tarvittiin vain Outlook sääntö ja Power Automateen rakennettu työnkulku.
Nyt minulla on Outlookissa sääntö, joka etsii tiettyjä sanoja viesteistä, kuten invoice,kuitti ja sen löytäessään siirtää postin Kuitit alikansioon.
Kuitit alikansiossa odottaa Power Automaten työkulku, joka käynnistyy aina, kun Kuitit alikansioon tipahtaa sähköposti. Työnkulku ottaa liitteen ja tallentaa sen tilitoimiston ja meidän väliseen Sharepoint työtilaan Kuitit kansion alle ja nimeää sen järkevästi. Samassa yhteydessä on myös kolumni, johon kuitin lisätiedot voi laittaa, jotta tilitoimiston ei tarvitse siitäkään erikseen kysyä ja viestitellä.
Tällä pienellä toimenpiteellä säästin itselleni muulle ’oikealle’ työnteolle pari päivää vuodessa, joka on hyvä esimerkki mitä työn tehostaminen digitalisaation ja automaation avulla yksinkertaisimmillaan on.
Koko ajan löydän ja löydämme tekemisestämme uusia vastaavia kohteita ja jokainen automaatio säästää meille viikkojen ja kuukausien vieriessä kumuloiden aikaa ja silkkaa rahaa.
Näitä samoja asioita pyrimme etsimään asiakkaillemme, jotta myös he pääsevät hyötymään automaatioista ja parantamaan oman liiketoimintansa kannattavuutta.
ota yhteyttä
HAE TIETOTURVASERTIfiointi
Hilla IT on auktorisoitu auditoija FINCSC tietoturvasertifikaatille. Hae yrityksellesi mielenrauha tietäen, että olet suojattu kyberuhilta.
Digitalisaatio, automaatio ja mitä tämä yksinkertaisuudessaan tarkoittaa
Jatkuvasti kuulee sanottavan, että tuottavuutta ja kannattavuutta parantaakseen pitää panostaa digitalisaatioon ja automaatioon. Pohdin tässä [...]
touko
Tehosta yrityksesi sietokykyä Kyberuhkia vastaan
Jatkuvasti kasvavien kyberuhkien vuoksi ENISA ja CERT-EU ovat julkaisseet ytimekkään listan kyberturvallisuuden parhaista käytänteistä yrityksille [...]
helmi
Työmaapalvelut Express palvelee asiakkaitaan Hillan kanssa kehitetyillä notkeilla digipalveluilla
Työmaapalvelut Express palvelee asiakkaitaan Hillan kanssa kehitetyillä notkeilla digipalveluilla Työmaapalvelut Express on työmaalogistiikan asiantuntija, joka [...]
helmi
Hallitse arkaluonteista tietoa Data Loss Preventionilla
Hallitse arkaluonteista tietoa Data Loss Preventionilla Tietoturva M365-ympäristössä -blogisarjan toisessa osassa käsittelen Data Loss Prevention [...]
helmi
Tietoturvaa Office-dokumenteille ja sähköposteille Azure Information Protectionilla
Tietoturvaa Office-dokumenteille ja sähköposteille Azure Information Protectionilla Microsoft 365 -ympäristö tarjoaa monia laajennoksia tietoturvaan. Näiden [...]
marras
