Digitalisaatio, automaatio ja mitä tämä yksinkertaisuudessaan tarkoittaa
Jatkuvasti kuulee sanottavan, että tuottavuutta ja kannattavuutta parantaakseen pitää panostaa digitalisaatioon ja automaatioon. Pohdin tässä artikkelissa mitä tämä yksinkertaisimmillaan voisi tarkoittaa käyttäen omakohtaista ongelmaa esimerkkinä.
Itselleni digitalisaatio ja automaatio tarkoittaa esimerkiksi sitä, että tietokone hoitaa puolestani yksinkertaiset ja toistuvat tehtävät — ja hoitaa ne aina virheittä.
Ongelma: kymmeniä kuittisähköposteja kuukaudessa
Saan joka kuukausi kymmeniä eri sähköposteja, jotka sisältävät kuitteja käyttämistämme palveluista. Aikaisemmin jouduin käymään jokaisen sähköpostin läpi, valitsemaan sieltä manuaalisesti liitteen ja tallentamaan sen erikseen sovittuun paikkaan sekä kertomaan tarvittaessa mitä kuitti koskee, jotta tilitoimisto pääsee niitä käsittelemään.
Tätä muutaman kuukauden tehneenä aloin miettiä, että tähän puuduttavaan toimeen menee helposti vähintään tunti jos ei toinenkin joka kuukausi — ja tästähän kertyy vuoden aikana päivä pari turhaa työtä. Puhumattakaan siitä, että tämä on taas yksi asia, joka keskeyttää sen hetkisen työnteon.
Tätä pohtiessani laskin, että minun kannattaa uhrata muutama tunti aikaa tämän asian ratkaisemiseksi.
Ratkaisu: Outlook-sääntö ja Power Automate -työnkulku
Avuksi tarvittiin vain Outlook-sääntö ja Power Automateen rakennettu työnkulku.
Nyt minulla on Outlookissa sääntö, joka etsii viesteistä tiettyjä sanoja — kuten invoice ja kuitti — ja sen löytäessään siirtää postin Kuitit-alikansioon.
Kuitit-alikansiossa odottaa Power Automaten työnkulku, joka käynnistyy aina kun kansioon tipahtaa sähköposti. Työnkulku ottaa liitteen, tallentaa sen tilitoimiston ja meidän väliseen SharePoint-työtilaan Kuitit-kansion alle ja nimeää sen järkevästi. Samassa yhteydessä on myös sarake, johon kuitin lisätiedot voi laittaa, jottei tilitoimiston tarvitse niistäkään erikseen kysyä ja viestitellä.
- SähköpostiKuitti liitteenä.
- Outlook-sääntöTunnistaa sanat.
- Kuitit-kansioViesti siirtyy.
- Power AutomatePoimii liitteen.
- SharePointTallentaa ja nimeää.
Lopputulos
Tällä pienellä toimenpiteellä säästin itselleni muulle ”oikealle” työnteolle pari päivää vuodessa. Se on hyvä esimerkki siitä, mitä työn tehostaminen digitalisaation ja automaation avulla yksinkertaisimmillaan on.
Koko ajan löydän ja löydämme tekemisestämme uusia vastaavia kohteita, ja jokainen automaatio säästää viikkojen ja kuukausien vieriessä kumuloituvasti aikaa ja silkkaa rahaa.
Näitä samoja asioita pyrimme etsimään asiakkaillemme, jotta myös he pääsevät hyötymään automaatioista ja parantamaan oman liiketoimintansa kannattavuutta.