Copilot ei muista, mitä tiimi on sopinut. Mihin yhteinen muisti kannattaa kirjata?
Copilot oppii käyttäjänsä tavoille, mutta tiimin sopimuksia se ei muista. Sen muisti on henkilökohtainen ja rajallinen. Tiimin yhteinen muisti kuuluu dokumentteihin, ja Microsoft 365:ssä siihen on jo kaikki tarvittava.
Tekoälyn muisti on rajallinen
Keskustelussa tekoäly pitää mielessään vain tietyn määrän asioita. Kun keskustelu pitenee, vanhat asiat tiivistyvät tai putoavat pois. Kun aloitat uuden keskustelun, eilen sovittu ei ole mukana, ellei sitä kerrota uudelleen.
Tyypillinen tilanne: myyjä opettaa Copilotille, miten tarjous rakennetaan, mitä siihen ei laiteta ja millä sävyllä asiakkaalle kirjoitetaan. Seuraavalla viikolla kollega tekee saman tarjouksen omalla Copilotillaan, eikä mikään sovituista asioista ole mukana. Jokainen opettaa tekoälyä erikseen, ja ohjeet alkavat erota toisistaan.
Copilotissa on lisäksi oma muisti, johon se tallentaa käyttäjän mieltymyksiä, ohjeita ja yksityiskohtia aiemmista keskusteluista. Se auttaa yksittäistä käyttäjää, mutta tiimin muistiksi siitä ei ole.
Muisti on henkilökohtainen. Se tallentuu käyttäjän postilaatikkoon piilotettuun kansioon, eikä sitä jaeta kollegoille. Ylläpito voi kytkeä muistin pois, mutta ei voi rajata, mitä sinne tallentuu. Säilytyskäytännöt eivät koske sitä, eikä muistin muutoksista jää merkintää auditointilokiin. Ominaisuus on Microsoftin mukaan vielä esikatseluvaiheessa.
Huomasin saman omassa tekoälyn käytössäni: tekoäly ei muista, dokumentaatio muistaa.
Tiimin muisti kuuluu dokumentteihin
Toimiva ratkaisu on tylsä. Tiimin SharePoint-sivustolle tehdään yksi ohjedokumentti, jossa on kolme osaa: numeroidut linjaukset, päätökset perusteluineen ja muutosloki. Kun päätös muuttuu, vanha merkitään korvatuksi eikä sitä poisteta. Silloin näkee myös, miksi jotain aikanaan päätettiin.
Tarjousesimerkissä linjauksia voisivat olla vaikkapa nämä: hinta esitetään aina samassa muodossa, sopimusehdot ovat liitteessä eikä niitä kirjoiteta tarjoukseen auki, ja asiakkaan omia tietoja ei kopioida muihin tarjouksiin. Päätöksiin kirjataan, miksi jokin vakiokohta poistettiin.
Muodoksi sopii pelkkä teksti otsikoineen, esimerkiksi Markdown (.md). Sen lukevat sekä ihmiset että eri tekoälyt, eikä se ole sidottu yhteen järjestelmään: jos työkalu vaihtuu, muisti siirtyy mukana. Microsoftkin tallentaa SharePointin Copilot-taidot .md-tiedostoina, ja Copilot Cowork lukee niitä. Copilotin hakuindeksin tuetuissa tiedostotyypeissä on kuitenkin listattu Word, PDF, PowerPoint ja SharePoint-sivut. Jos ohjeen pitää löytyä myös tavallisesta Copilot-hausta, tehkää siitä lisäksi Word-versio tai SharePoint-sivu.
Sääntö kannattaa kirjoittaa niin, että sen ymmärtää ilman keskustelua, jossa se syntyi. ”Linjaus 7” on yksiselitteinen, ”se juttu laskutuksesta” ei ole.
Copilot Chatissa kysymyksen voi rajata tiettyyn SharePoint-sivustoon tai kansioon. Silloin vastaus perustuu sovittuun aineistoon eikä koko yrityksen tiedostomassaan. Kun tiimi aloittaa toistuvan tehtävän, esimerkiksi tarjouksen tai kuukausiraportin, ensimmäinen pyyntö on tarkistaa ohjedokumentti.
Kaksi sudenkuoppaa
Muistikirjan jakaminen. Copilotin muistikirjaan voi koota tiedostoja yhteen. Kun muistikirjan jakaa, vastaanottaja saa pääsyn kaikkiin sen tiedostoihin. Kätevä tapa koota tiimin aineisto voi siis avata luottamuksellisen tiedoston väärälle henkilölle.
Käyttöoikeudet. Copilot näkee vain sen, mihin käyttäjällä on oikeus, mutta myös kaiken, mihin hänellä on oikeus. Jos ohjedokumentti on liian avoimella sivustolla tai tiimin sivustolle on vuosien mittaan kertynyt kaikille avoimia tiedostoja, Copilot löytää ne. Hyvä tekoälyn muisti alkaa siitä, että oikeudet ovat kunnossa.
Näin aloitatte
- Valitse yksi tiimi ja yksi toistuva tehtävä.
- Tee tiimin SharePoint-sivustolle ohjedokumentti: linjaukset, päätökset ja muutosloki.
- Tarkista sivuston käyttöoikeudet ennen kuin Copilot ohjataan sinne.
- Ohjeista tiimi rajaamaan Copilot Chat sivustoon toistuvissa tehtävissä.
- Päätä, onko Copilotin henkilökohtainen muisti teillä käytössä, ja kerro käyttäjille, mitä sinne ei kirjata.
- Kun jotain päätetään, päivitä dokumentti saman tien.
Yksi tiimi riittää näyttämään, toimiiko malli teillä. Kun se toimii, sama rakenne kopioidaan seuraavalle tiimille.
Tekoäly ei korjaa puutteellista dokumentaatiota, mutta se tekee sen näkyväksi. Mitä paremmin päätökset on kirjattu ja oikeudet kunnossa, sitä enemmän Copilotista on hyötyä.
Usein kysyttyä
Muistaako Copilot, mitä tiimi on sopinut?
Ei. Copilotin muisti on henkilökohtainen: se tallentaa käyttäjän mieltymyksiä ja ohjeita käyttäjän postilaatikkoon, eikä sitä jaeta kollegoille. Tiimin yhteiset sopimukset kannattaa kirjata ohjedokumenttiin tiimin SharePoint-sivustolle ja rajata Copilot Chat siihen.
Jos haluatte käydä läpi, mitä Copilot teillä näkee ja mistä se hakee vastauksensa: Copilot käyttöön turvallisesti.
